Rover Ystävät - Rekisteriseloste ...

Henkilötietolain (523/1999) 10 § mukainen rekisteriseloste.

1 – Rekisterin nimi:
Rover Ystävät ry:n jäsenrekisteri

2 – Rekisterinpitäjä:
Rover Ystävät ry. 
PL 32
00421 Helsinki

Sähköposti: roverfriends@roverfriends.fi

Verkkosivut: http://www.roverfriends.fi 

2.1 – Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Martin Ericsson
+358 50 522 2680
sähköposti: martin.ericson@roverfriends.fi tai roverfriends@roverfriends.fi

3 – Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

3.1 – Tietojen säilytys:

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa ”FloMembers” -jäsenrekisteri / palveluntarjoaja on Flo Apps Oy. 
Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden.
Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

– Verkkoliikenne on SSL-suojattu. 
– Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
– Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

4 – Rekisterin tietosisältö:

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

Jäsenten yhteystiedot esim. kerhon jäseniinsä suuntamaa tiedotustoimintaa varten (postiosoite, puhelin ja sähköposti) Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta) Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset) Lisätiedot (auton tiedot, lehtitilaustiedot yms.)

5 – Rekisterin tietolähteet:

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Jäsen voi itse päivittää tietojaan rekisteriin ilmoittamalla asiasta yhdistyksen jäsenasiainhoitajalle sekä itsepalveluna sähköisen palvelukanavan kautta. Tämän lisäksi kerho voi päivittää rekisteritietoja (esim. osoitetietojen automaattinen päivitys) rekisterien päivityspalveluita tarjoavien yrityksen avulla (esim. Posti).

6 – Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6.1 – Tietojen käsittely sekä luovuttaminen kumppaneille ja 3. osapuolille :

Oikeus rekisterin tietoihin on vain kerhon jäsenasioiden hoitajalla, jäsenrekisterin nimetyillä pääkäyttäjillä sekä yhdistyksen hallituksen jäsenillä. Tämän lisäksi jokainen yhdistyksen jäsen voi itsepalveluna käsitellä omia tietojaan kerhon jäsenilleen tarjoaman sähköisen palvelukanavan kautta. Jäsenyyteen liittyviä asioita (kuten esim. jäsenkortti ja jäsenlehti) varten luovutetaan tarpeelliset tiedot ko.palvelua suorittavalle yritykselle.

Tämän lisäksi tietoja voidaan jakaa tarkoin valituille markkinointikumppaneille niiden jäsenten osalta, jotka eivät ole ilmoittaneet kerholle, että heidän tietojaan ei saa luovuttaa kolmannelle. Rekisteriin tallennettuja tietoja ei muutoin säännönmukaisesti luovuteta kolmannelle osapuolelle.

7 – Rekisterin suojauksen periaatteet:

7.1 – Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

7.2 – Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Rekisterinpitäjä ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. Tietoja käsittelevien henkilöiden tulee antaa salassapitositoumus.

7.3 – Rekisterinpitäjä voi tehdä jäsenrekisteristä sähköisen varmuuskopion, joka sijaitseevalvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.

8 – Tarkastusoikeus:

Rekisteriin merkityllä kerhon jäsenellä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetuttietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastusta on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä. Tämän lisäksi jäsen voi tarkastaa tietonsa itsepalveluna kerhon jäsenilleen tarjoaman sähköisen palvelukanavan kautta.

9 – Rekisteritietojen korjaaminen.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.